Tổng đài nội bộ là gì? Xu hướng phát triển tổng đài PABX thế hệ mới

tong-dai-dien-thoai-pabx

Tổng đài điện thoại là giải pháp giao tiếp quan trọng trong thế giới kinh doanh hiện nay hơn bao giờ hết. Dù doanh nghiệp của bạn lớn hay nhỏ, cho dù nó hoạt động kỹ thuật số hay trong thế giới truyền thống, thì điều cần thiết là bạn phải giao tiếp hiệu quả với tất cả các bên liên quan của mình.

Mặc dù email và các ứng dụng tin nhắn nhanh cũng là các phương tiện liên lạc hiệu quả, thì hệ thống tổng điện thoại vẫn đóng một vai trò không thể thiếu trong các doanh nghiệp cần sự bảo mật, sự ổn định và sự chuyên nghiệp trong giao tiếp nội bộ cũng như tiếp cận với khách hàng. Đó là lý do tại sao bạn nên tìm hiểu hệ thống tổng đài điện thoại là gì và tìm một hệ thống liên lạc phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

tong-dai-dien-thoai-pabx
tong-dai-dien-thoai-pabx

Tổng đài điện thoại là gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại bao gồm nhiều điện thoại bàn được sử dụng theo kiểu kết nối với nhau và được điều khiển bởi tổng đài PBX cho phép xử lý và chuyển cuộc gọi, gọi hội nghị, tin nhắn thoại riêng, v.v. Một hệ thống điện thoại có thể bao gồm chỉ một vài điện thoại trong gia đình hoặc doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, cho đến một hệ thống tổng đài lớn tới vài trăm chiếc điện thoại phức tạp được sử dụng bởi các doanh nghiệp vừa và lớn, như trụ sở các Công ty lớn, Ngân hàng, Trường học, Bệnh Viện, Khách sạn, Resort,….

Hệ thống tổng đài điện thoại đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, và hiện nay có một số loại chính thông dụng thường dùng:

  • Tổng đài điện thoại PABX-Analog: các điện thoại bàn Analog cần kết nối tới tổng đài PABX bằng các dây cáp điện thoại, do vậy chúng cần một đường dây cáp điệnđộc lập.
  • Tổng đài điện thoại IP/VoIP: hoạt động trong mạng LAN/WAN, có thể truyền nhận dữ liệu là âm thanh giọng nói qua Internet (điện thoại Internet hoặc VoIP).
  • Tổng đài điện thoại lai Hybrid PABX-VoIP: có thể hoạt động qua mạng điện thoại Analog hoặc mạng LAN, hoặc qua sự kết hợp của cả hai.

Giải pháp sử dụng tổng đài điện thoại riêng (PABX hoặc IP/VoIP PBX) cho phép nhân viên trong doanh nghiệp có thể thực hiện được cuộc gọi nội bộ của trên mạng điện thoại của công ty mà không mất cước phí, đồng thời vẫn có thể xử lý lưu lượng điện thoại bên ngoài.

Một số dòng tổng đài PABX-Analog thế hệ mới thường dùng:

Văn phòng, chi nhánh nhỏ, các tầng tòa nhà

Tong dai PABX IKE TC-108C-TC-208SP
Tong dai PABX IKE TC-108C-TC-208SP

Với quy mô văn phòng, chi nhánh có số nhân viên ~8 người sử dụng thường có thiết kế đơn giản, tập trung vào giá rẻ, có các tính năng cơ bản, bền đẹp, dễ sử dụng và không cần nâng cấp trong tương lai. Những dòng tổng đài nội bộ IKE sau hỗ trợ tính năm “Cắm và Chạy” có thể phù hợp với nhu cầu của bạn:

Văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ,.v.v thường cần tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng.

  • Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
  • Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.

Trụ sở công ty của doanh nghiệp, khách sạn, resort trung bình và lớn

Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.

Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:

  • Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…

Điện thoại để bàn Analog

Điện thoại để bàn giúp việc trao đổi thông tin liên lạc trong nội bộ giữa nhân viên trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng tiện lợi, nâng cao hiệu quả giao tiếp. Những thiết bị liên lạc đầu cuối này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác này rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả cao.

Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.

Tổng đài điện thoại PABX hoạt động thế nào?

Hệ thống PABX bao gồm các thành phần chính là tổng đài và các điện thoại để bàn, hoạt động trên các đường dây điện riêng (Analog) .

Hệ thống tổng đài điện thoại PABX hoạt động giống như một phiên bản thu nhỏ của tổng đài điện thoại công cộng PSTN. Công nghệ analog đã xuất hiện trong nhiều thập kỷ và chỉ dựa vào đường dây điện thoại bằng dây đồng và kết nối RJ-11.

Một hệ thống PABX bao gồm các thiết bị điện thoại, bộ định tuyến, máy fax, modem, bộ tập trung, bộ điều hợp và bộ chuyển mạch và kết nối thông qua dây cáp đồng. Điện thoại để bàn Analog truyền dữ liệu giọng nói bằng cách chuyển đổi nó thành các xung điện tử và truyền tới điện thoại bàn Analog đầu xa qua sự điều khiển của tổng đài Analog-PABX. Với PABX, một công ty có thể điều hành mạng điện thoại nội bộ của riêng mình bằng cách sử dụng các số máy nhánh cục bộ.

Hệ thống tổng đài điện thọa tương tự Analog-PABX được lắp đặt tại địa điểm văn phòng của doanh nghiệp, khách sạn, trường học, bệnh viện. Hệ thống là sự kết nối của  tổng đài PABXđiện thoại để bàn Analog với nhau bằng các đường dây cáp đồng và kết nối với mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PTSN)

Hệ thống điện thoại Analog PBX tương tự cung cấp dịch vụ điện thoại cơ bản, cho phép bạn thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại nội bộ giữa các nhân viên trong công ty miễn phí. Và để thực hiện các cuộc gọi ra các số máy PSTN bên ngoài hoặc số máy di động, bạn sẽ phải trả tiền cho các đường dây điện thoại bổ sung cho các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông.

3. Những lợi ích khác nhau của hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX

Dien thoai ban Analog IKE-885
Tỏng dai dien thoai PABX-Analog

Có một số lợi ích mà hệ thống điện thoại điện thoại Analog có thể cung cấp, bao gồm:

  • Cải thiện giao tiếp giữa nhân viên và khách hàng.
  • Khả năng thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất kỳ điện thoại nào trong doanh nghiệp.
  • Khả năng chuyển cuộc gọi giữa các số máy nhánh.
  • Khả năng thiết lập cuộc gọi hội nghị.
  • Giảm việc đi lại cơ học.
  • Có thể giúp cải thiện mức độ dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
  • Tổng đài Analog-PABX thế hệ mới cũng có thể dễ dàng mở rộng bằng Card để đáp ứng nhu cầu trong tương lai, cũng như dễ dàng vận hành, cài đặt thông qua phần mềm có giao diện GUI thân thiện.
  • Tiết kiệm cước gọi hàng tháng.

Bằng cách cải thiện khả năng liên lạc và tăng hiệu quả xử lý cuộc gọi, hệ thống điện thoại PBX có thể giúp khách hàng của khách sạn, doanh nghiệp cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao hơn.

3.1 Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Hệ thống tổng đài điện thoại Analog cho phép nhân viên quản lý tất cả các cuộc gọi đến và đi hiệu quả hơn, cải thiện dịch vụ khách hàng. Các tính năng này có sẵn và có thể thiết lập trong hệ thống điện thoại PBX như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và chờ cuộc gọi.

Khách hàng có thể được chuyển đến nhân viên phù hợp một cách nhanh chóng và dễ dàng, đồng thời nhân viên có thể giao tiếp với nhau hiệu quả hơn để điều phối dịch vụ.

3.2 Nâng cao hiệu quả kinh doanh

Cuộc gọi của bạn có thể được định tuyến hiệu quả hơn và nhân viên có thể được liên lạc nhanh hơn. Điều này có thể dẫn đến thời gian phản hồi nhanh hơn và ít cuộc gọi nhỡ hơn.

Ngoài ra, hệ thống tổng đài điện thoại Analog- PBX có thể cung cấp các tính năng như ID người gọi và chờ cuộc gọi có thể giúp nhân viên có thể lựa chọn được các cuộc gọi ưu tiên.

3.3 Tiết kiệm chi phí cước gọi hàng tháng

Hệ thống điện thoại Analog-PBX có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp. Bằng cách hợp nhất tất cả các đường dây điện thoại thành một hệ thống duy nhất, bạn có thể giảm số lượng đường dây điện thoại mà vẫn đảm bảo hiệu quả cho các cuộc gọi nội bộ miễn phí, đồng thời quản lý được các đường dây gọi ra ngoại mạng, giúp bạn tiết kiệm tiền trên hóa đơn điện thoại hàng tháng.