Thiết kế hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho công ty, khách sạn, resort

Tong-dai-noi-bo-PABX

Hệ thống tổng đài điện thoại là giải pháp cung cấp giao tiếp tương tác giữa nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, nhà nghỉ, trường học, bệnh viện,…. và cho khách hàng ngoại mạng. Gắn liền với giao tiếp bằng giọng nói, từ lâu tổng đài điện thoại nội bộ đã phát triển. Từ tổng đài Analog-PABX cung cấp nghe gọi điện thoại cơ bản, cho đến tổng đài VoIP mới hơn bổ sung thêm tính năng nhắn tin văn bản, gọi điện video, hội nghị truyền hình, thư thoại, ghi âm cuộc gọi.

Cho dù ngày nay người dùng có xu hướng sử dụng nhiều hơn các ứng dụng được cài đặt sẵn trên smartphone, tuy nhiên tổng đài điện thoại vẫn là phương tiện giúp các doanh nghiệp thúc đẩy giao tiếp nội bộ, cũng như ngoại mạng để hiệu quả bán hàng, chăm sóc khách hàng, giảm bớt việc di chuyển đi lại, tiết kiệm chi phí trong kinh doanh.

Do vậy để thiết kế và thi công lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại đáp ứng với nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp, lại vừa tiết kiệm được chi phí đầu tư là mối quan tâm của bất kỳ người dùng nào. Hiện nay tổng đài nội bộ PABX và IP-PBX cùng tồn tại song song, đáp ứng các nhu cầu sử dụng và ngân sách khác nhau của doanh nghiệp. Các thông tin dưới đây có thể là gợi ý để bạn tham khảo trước khi xây dựng một hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp của mình.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trước đây thường sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại PABX, và ngày nay theo xu hướng đã chuyển nhiều sang VoIP, vậy chúng khác gì nhau? và lợi ích mang lại cho doanh nghiệp là gì?

  • Tổng đài điện thoại PABX sử dụng truyền thông tin thoại Analog trên đường dây điện, trong khi đó tổng đài điện thoại IP PBX sử dụng giao thức thoại VoIP qua Internet. Cả hai cách này đều là để đạt được cùng một mục tiêu cuối cùng: thực hiện và nhận cuộc gọi điện thoại.
  • Các hệ thống tổng đài PABX truyền thống đã có từ nhiều năm trước và chủ yếu được sử dụng bởi các doanh nghiệp cần mạng điện thoại chuyên dụng. VoIP là một sự phát triển gần đây sử dụng Internet để thực hiện cuộc gọi.

Khi bạn quyết định giữa hai lựa chọn tổng đài nội bộ PABX hay VoIP, hãy cân nhắc những lợi thế và bất lợi của cả hai lựa chọn, hầu hết chúng phụ thuộc phần lớn vào tình hình và mục tiêu cuối cùng của bạn.

1. Thiết kế và thi công lắp đặt tổng đài nội bộ PABX-Analog

Giai phap tong dai dien thoai PABX
Tong dai dien thoai nội bộ PABX/Analog

Hệ thống tổng đài điện thoại Analog truyền thống yêu cầu sử dụng điện thoại để bàn Analog kết nối với tổng đài PABX thông qua đường dây cáp đồng vật lý. Điều này gây ra giới hạn khi kết nối các thiết bị đầu cuối với tổng đài PABX, cũng như khả năng mở rộng mạng và tính năng bị phụ thuộc quá nhiều vào phần cứng thiết bị.

Do vậy, khi cân nhắc tới một hệ thống tổng đài điện thoại Analog-PABX là bạn đang cân nhắc tới một giải pháp đầu tư thiết bị giá rẻ kèm theo một hạ tầng dây cáp điện độc lập với mạng LAN để kết nối tới từng chiếc điện thoại để bàn.

1.1 Các thông tin kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thi công lắp đặt

Bạn cần tính toán các thông số sau cho việc thiết kế, thi công lắp đặt và nâng cấp bảo trì sau này sẽ dễ dàng hơn. Các thông số kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thiết kế và thi công lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Analog-PABX:

  • Số lượng nhân viên hoặc số lượng điện thoại lắp đặt cho các phòng khách sạn.
  • Hiện trạng hạ tầng dây cáp đồng hay thi công lắp đặt cáp mới.
  • Tổng đài nội bộ Analog-PABX hỗ trợ số máy lẻ phù hợp với số lượng máy điện thoại để bàn.
  • Điện thoại để bàn Analog màn hình LCD thông dụng.
  • Vị trí lắp đặt tổng đài nội bộ PABX và đầu chờ RJ11 cho điện thoại bàn.

1.2 Tổng đài nội bộ PABX

Tổng đài PABX vẫn là hệ thống liên lạc được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng, khách sạn và nhà máy hiện nay. Nó cung cấp nhiều đường dây kết nối tới điện thoại để bàn để nghe gọi nội bộ, đồng thời cung cấp nhiều đường dây PSTN bên ngoài cho các cuộc gọi ngoại mạng.

1.2.1 Văn phòng, chi nhánh nhỏ, các tầng tòa nhà

Tong dai PABX IKE TC-108C-TC-208SP
Tong dai PABX IKE TC-108C-TC-208SP

Văn phòng công ty, nhà nghỉ, khách sạn nhỏ,.v.v thường cần tổng đài có tính năng cơ bản với tính năng “cắm và chạy” cho vài máy điện thoại trang bị cho nhân viên để liên lạc nội bộ và ra ngoại mạng.

  • Tổng đài nội bộ IKE-108C: 1 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.
  • Tổng đài nội bộ IKE-208SP: 2 đường vào CO, 8 đường ra máy nhánh, DISA 10s, điện áp nguồn 220VAC.

1.2.2 Văn phòng, trụ sở công ty của doanh nghiệp, khách sạn, resort trung bình và lớn

Tong dai dien thoai PABX cho khach san
Tong dai dien thoai PABX cho khach san

Khách sạn, doanh nghiệp lớn thường quản lý tất cả hoạt động liên lạc qua điện thoại nội bộ và bên ngoài. Các cuộc gọi nội bộ trong hệ thống điện thoại thường là các cuộc gọi giữa các nhân viên, giữa khách và quầy lễ tân hoặc các bộ phận chuyên môn khác.

Đối với khách sạn, các tính năng DISA (Phản hồi bằng giọng nói tương tác), Billing (tính cước cuộc gọi), thống kê cuộc gọi, nhạc chờ,… là những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm sử dụng được trang bị sẵn:

  • Tổng đài nội bộ IKE TC-416H/TC-2000H: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 4 đường vào CO, 16 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 8 đường vào CO và 32 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 30s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing. ..
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-840DC/TC-2000DC: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 40 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 128 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…
  • Tổng đài nội bộ IKE TC-864T/TC-2000T: thiết kế kiểu khe cắm, cấu hình ban đầu 8 đường vào CO, 64 đường ra máy nhánh, có thể mở rộng tối đa 16 đường vào CO và 240 máy nhánh, điện áp nguồn 220VAC. Các tính năng nâng cao: DISA 60s/3 cấp, lập trình thông qua máy tính, hỗ trợ các tính năng khách sạn/billing, nhạc chuông chờ,…

1.3 Điện thoại để bàn Analog

Điện thoại để bàn giúp việc trao đổi thông tin liên lạc trong nội bộ giữa nhân viên trong doanh nghiệp và ngoại mạng với khách hàng tiện lợi, nâng cao hiệu quả giao tiếp. Những thiết bị liên lạc đầu cuối này trong văn phòng có thể giúp đảm bảo rằng các tương tác này rõ ràng, không bị gián đoạn và hiệu quả cao.

1.3.1 Điện thoại bàn thông dụng IKE-885:

Tích hợp màn hình LCD hiển thị thông tin cuộc gọi và ngày/giờ, âm thanh song công ống nghe/loa ngoài công suất lớn, tích hợp phím Flash, Redial, chỉnh âm lượng to /nhỏ, cài đặt ngày/tháng.

1.3.2 Điện thoại treo tường TSC-206

Điện thoại treo tường TSC-206 có thể tùy chỉnh để trên bàn hoặc treo tường, đáp ứng mọi yêu cầu và cung cấp tính năng đàm thoại giao tiếp. 

1.3.3 Điện thoại để bàn chuyên dùng cho các phòng khách sạn, resort

Điện thoại để bàn chuyên dùng cho khách sạn: phím bấm gọi nhanh tới các dịch vụ nổi bật của khách sạn, mặt nạ có thể in hoặc dán logo thương hiệu.

Tổng đài Analog không cung cấp các tính năng hiện đại tích hợp sẵn như ghi âm cuộc gọi và khả năng làm việc từ xa. Thêm nữa, khi có thêm người dùng, bạn sẽ cần mua phần cứng để mở rộng hệ thống.

2. Tổng đài điện thoại nội bộ IP-PBX

Tong dai dien thoai IP-VoIP
Tong dai dien thoai IP-VoIP

Tổng đài điện thoại VoIP có nhiều tính năng tiên tiến và sử dụng hạ tầng mạng LAN có sẵn. Các thiết bị điện thoại để bàn VoIP cũng linh hoạt hơn, bạn có thể dùng mạng không dây Wi-Fi không cần thi công, hoặc dùng dây cáp Ethernet khi kết nối.

Bạn cũng có thể tạo 1 mạng điện thoại chỉ nghe/gọi nội bộ mà không cần dùng tổng đài ở quy mô nhỏ như ở mục 2. Bạn cũng có thể hệ thống tổng đài nội bộ IP-PBX để kết nối ngoại mạng qua SIPtrunk/Internet.

2.1 Các thông tin kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thi công lắp đặt

Cách tính toán các thông số cho việc thiết kế, thi công lắp đặt hệ thống tổng đài IP-PBX cũng tương như PABX, đó là:

  • Số lượng nhân viên hoặc số lượng điện thoại lắp đặt cho các phòng khách sạn.
  • Hiện trạng mạng LAN (cho hệ thống VoIP): (1) vùng phủ sóng Wi-Fi không dây và (2) mạng có dây Ethernet, số lượng cổng và các đầu cáp RJ45.
  • Số lượng và loại điện thoại để bàn VoIP tương ứng không dây Wi-Fi và có dây.
  • Tổng đài IP/ VoIP có dung lượng phù hợp với số lượng máy nhánh. Có tính tới khả năng mở rộng thêm trong tương lai khi có thêm người dùng.
  • Vị trí lắp đặt tổng đài nội bộ IP-PBX và đầu chờ RJ45.

2.2 Thiết bị tổng đài nội bộ IP-PBX

Tổng đài VoIP cung cấp nhiều tính năng hơn như tích hợp sẵn lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi và cho phép kết nối giữa nhiều địa điểm qua mạng Internet. Tổng đài VoIP hoặc IP PBX sử dụng giao thức internet (IP) để liên kết các điện thoại trong mạng văn phòng và chuyển đổi giọng nói thành dữ liệu, dữ liệu này sẽ đến máy điện thoại VoIP đầu xa dưới dạng giọng nói. Tổng đài IP cung cấp quyền truy cập vào các tính năng liên lạc hợp nhất như nhắn tin, hội nghị truyền hình và tính di động, điều mà các hệ thống tổng đài tương tự không có.

Tổng đài nội bộ IP-PBX cũng linh hoạt hơn khi có thể kết nối tới SIPtrunk/VoIP, cũng như tới mạng chuyển mạch công cộng (PSTN) cũ thông qua Card FXO/FXS. Dưới dây là một số dòng tổng đài nội bộ IP-PBX thường dùng:

  • Tổng đài IP PLANET IPX-330: Hỗ trợ 30 máy lẻ SIP, 15 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
  • Tổng đài IP PLANET IPX-2100: Hỗ trợ 100 máy lẻ SIP, 30 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
  • Tổng đài IP PLANET IPX-2200: Hỗ trợ 200 máy lẻ SIP, 60 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
  • Tổng đài IP PLANET IPX-2500: Hỗ trợ 500 máy lẻ SIP, 100 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.

Giao thức Internet PBX sử dụng trung kế giao thức khởi tạo phiên (SIP) để chạy dịch vụ điện thoại trên mạng văn phòng của bạn, do đó cho phép các nhóm giao tiếp với nhau và với các máy khách bên ngoài qua internet. Tất cả những gì bạn cần làm để chạy tổng đài IP là thiết lập đường trục SIPtrunk với nhà cung cấp.

2.2 Điện thoại nội bộ VoIP

2.2.1 Kết nối nội bộ với điện thoại VoIP Wifi

Điện thoại để bàn Wifi Atcom D2SW giá rẻ hay Atcom A20W là giải pháp đơn giản và linh hoạt để triển khai cho nhu cầu này. Các điện thoại bàn Wifi sẽ được kết nối với nhau trên hạ tầng mạng Wifi có sẵn của doanh nghiệp thông qua các Wifi Router hoặc Wifi AP. Do có kết nối không dây, Wifi IP Phone dễ dàng bố trí vị trí đặt máy, thậm chí cơ động khi thay đổi vị trí hoặc di chuyển trong khi đàm thoại.

2.2.2 Kết nối nội bộ với điện thoại VoIP dùng dây

Trong trường hợp doanh nghiệp có sẵn hạ tầng mạng LAN có dây, PoE hoặc không PoE, thì điện thoại VoIP có dây như Atcom D20/Atcom D21 giá rẻ, hay Atcom A11/Atcom A21 có thể được cân nhắc do giá mua rẻ hơn so với điện thoại IP Wifi. Trong đó điện thoại bàn VoIP PoE sẽ có lợi thế triển khai hơn do giảm được dây nguồn, ổ cắm điện và dễ lắp đặt tại các vị trí không có sẵn nguồn điện.

3. Nên lắp đặt tổng đài nội bộ PABX hay IP-PBX cho doanh nghiệp?

Mặc dù tất cả các giải pháp tổng đài điện thoại PBX sẽ nâng cao khả năng liên lạc và phát triển doanh nghiệp của bạn, nhưng việc chọn một giải pháp phù hợp với nhu cầu liên lạc chính xác của doanh nghiệp bạn là rất quan trọng.

Dưới đây là một số điều cần xem xét khi lựa chọn một hệ thống PBX liên lạc cho công ty của bạn.

3.1 Nhu cầu của công ty

  • Nếu tất cả những gì bạn cần là các tính năng cuộc gọi tiêu chuẩn như chuyển cuộc gọi, nhóm đổ chuông và hệ thống trả lời tự động, thì tổng đài điện thoại nội bộ PABX-Analog không những đáp ứng đủ nhu cầu với chất lượng âm thanh liên lạc cực kỳ tốt và ổn định.
  • Khi bạn quan tâm nhiều tính năng hiện đại như ghi âm báo cáo cuộc gọi, làm việc từ xa, tiện ích mở rộng di động và gọi điện tới các chi nhánh ở xa qua Internet, thì hệ thống tổng đài nội bộ IP-PBX sẽ phù hợp và đáp ứng đầy đủ yêu cầu này.

3.2 Môi trường làm việc của công ty

  • Nếu bạn và các đồng nghiệp làm việc tại một văn phòng duy nhất, hệ thống tổng đài điện thoại PABX-Analog sẽ phù hợp hơn do giá thành đầu tư rẻ hơn và có chất lượng âm thoại tốt.
  • Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn làm việc tại nhà hoặc thường xuyên ở hiện trường, bạn nên chọn hệ thống tổng đài điện thoại VoIP do nó hỗ trợ các cuộc gọi qua mạng Internet, bạn có thể tạo cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh này hoàn toàn miễn phí.

3.3 Ngân sách đầu tư

Các hệ thống tổng đài đi kèm với chi phí thi công lắp đặt dây mạng, dây điện và chi phí lắp đặt, cài đặt thiết bị tổng đài, điện thoại và các dịch vụ bảo trì sau đó.

  • Tổng đài nội bộ PABX cần một mạng dây điện thoại riêng để kết nối giữa tổng đài tới từng máy điện thoại. Khi văn phòng bạn có sẵn mạng dây điện thoại này, tổng chi phí đầu tư cho cả hệ thống tổng đài điện thoại sẽ rẻ do các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại bàn Analog khá rẻ.
  • Tổng đài nội bộ IP-PBX hoạt động trên nền tảng mạng LAN sẵn có và chung với các thiết bị IT khác do vậy thường sẽ không tốn phí thi công dây mạng. Tuy nhiên tổng chi phí đầu tư sẽ cao hơn PABX do mua thiết bị tổng đài IP, điện thoại VoIP khá cao.