Lắp đặt tổng đài điện thoại IP/ VoIP cho công ty, khách sạn, resort

Tong-dai-dien-thoai-Ip-doanh-nghiep

Tổng đài điện thoại IP/VoIP là một hệ thống truyền thông liên lạc phục vụ cho kinh doanh cho phép chuyển cuộc gọi giữa các máy lẻ trong nội bộ và ra bên ngoài trên nền tảng internet. Bên cạnh đó, hệ thống tổng đài điện thoại IP đã

Đã có thời gian hệ thống tổng đài điện thoại Analog (PABX) truyền thống là sự lựa chọn duy nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự thay đổi của công nghệ, tổng đài IP và điện thoại VoIP đã trở thành sự lựa chọn ưu thế khi tích hợp sẵn nhiều tính năng cao cấp có lợi cho doanh nghiệp, các nhân viên và chủ doanh nghiệp đều được hưởng lợi đáng kể từ hệ thống điện thoại PBX thế hệ mới này.

1. Các lợi ích khi triển khai hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/VoIP

he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
he-thong-tong-dai-dien-thoai-IP
  • Dễ cài đặt, vận hành do cấu hình trên giao diện Web dễ hiểu.
  • Tích hợp sẵn các tính năng hiện đại, tiện dụng như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, hiển thị số ID gọi đến, .v.v.
  • Lưu trữ tốt hơn với bộ nhớ trong
  • Tiết kiệm chi phí vật tư, phụ kiện khi hoạt động trên hạ tầng mạng LAN có dây và không dây Wifi có sẵn.
  • Tiết kiệm chi phí cước hàng tháng khi kết nối, thực hiện các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh qua mạng Internet không giới hạn về địa lý.
  • Quản lý tập trung các thiết bị dễ dàng.
  • Tất cả các thành viên có thể làm việc từ xa, tại trụ sở công ty, tại văn phòng, tại chi nhánh hoặc làm việc tại nhà đều có thể dễ dàng truy cập vào điện thoại doanh nghiệp của bạn để thực hiện và nhận cuộc gọi.
  • Linh hoạt hơn khi thay đổi vị trí lắp đặt và nâng cấp hệ thống thông qua phần mềm.
  • Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn khi các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP Phone ngày càng rẻ.

2. Thiết bị cần có cho hệ thống tổng đài điện thoại IP

Tổng đài IP là thiết bị trung tâm của cả hệ thống truyền thông liên lạc, giúp nhân viên đàm thoại nội bộ và ra ngoại mạng cho khách hàng phục vụ bán hàng telesales, chăm sóc khách hàng,.v.v. Số lượng người dùng trong một doanh nghiệp như trụ sở công ty, văn phòng, chi nhánh, trường học, bệnh viện, khách sạn… có quy mô khác nhau, do vậy lựa chọn thiết bị tổng đài nội bộ cần phù hợp theo thực tế hiện tại và có thể tính toán tới nhu cầu mở rộng trong tương lai. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cung cấp các tính năng tiên tiến bao gồm:

  • Gọi nội bộ miễn phí không bị giới hạn về địa lý.
  • Cước phí gọi ra ngoại mạng rẻ.
  • Năng lực xử lý cuộc gọi cao, nhiều cuộc gọi đồng thời.
  • Chất lượng âm thanh cao.
  • Hỗ trợ đa nhiệm, đa dạng thiết bị đầu cuối VoIP và phần mềm VoIP Softphone.
  • Tận dụng được hạ tầng mạng LAN/WAN/Internet có sẵn.
  • Dễ lắp đặt, nâng cấp.

2.1 Tổng đài điện thoại IP-PBX

  • Tổng đài IP PLANET IPX-330: Hỗ trợ 30 máy lẻ SIP, 15 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
  • Tổng đài IP PLANET IPX-2100: Hỗ trợ 100 máy lẻ SIP, 30 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
  • Tổng đài IP PLANET IPX-2200: Hỗ trợ 200 máy lẻ SIP, 60 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.
  • Tổng đài IP PLANET IPX-2500: Hỗ trợ 500 máy lẻ SIP, 100 cuộc gọi đồng thời. Tích hợp sẵn IVR/ghi âm cuộc gọi, trung kế SIPtrunk + 2 COline. Điện áp 220VAC.

2.2 Điện thoại để bàn VoIP

Dien thoai dung day cap Ethernet ATCOM
Dien thoai dung day cap Ethernet ATCOM

2.2.1 Điện thoại cố định cho nhân viên văn phòng có dây và không dây Wifi

Mỗi doanh nghiệp đều có số lượng lớn nhân viên văn phòng làm việc tại các bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, bảo vệ, thư ký, quản lý,.. và do vậy, dòng điện thoại để bàn cho họ luôn cần số lượng lớn với các tính năng căn bản để giảm giá thành đầu tư.

Với hạ tầng mạng LAN không dây có PoE hoặc không có PoE có sẵn, người dùng có thể lựa chọn nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhu cầu và không gian văn phòng.

Trong trường hợp chưa có sẵn hệ thống cáp mạng, giải pháp dùng điện thoại để bàn Wifi sẽ phù hợp hơn do tiết kiệm được chi phí vật tư và công sức thi công chạy dây. Hơn thế nữa, điện thoại cố định Wifi không dây còn dễ dàng tiếp cận các vị trí không thể đi được dây mạng và làm cho không gian văn phòng đẹp hơn, linh hoạt hơn khi thay đổi các vị trí làm việc.

  • Điện thoại bàn Wi-Fi có tính năng cơ bản: Atcom D2SW, A20W, A20WAC.
  • Điện thoại bàn cáp Ethernet tính năng cơ bản: Atcom D20, D21 (Poe), D32, D33 (PoE), A11 (PoE), A21 (PoE).
  • Điện thoại bàn cao cấp cho lễ tân, quản lý: Atcom A48WAC, Atcom A68WAC.

2.2.2 Điện thoại để bàn cho lễ tân

Dien-thoai-le-tan-Atcom-A68WAC
Dien-thoai-le-tan-Atcom-A68WAC

Lễ tân là trung tâm thông tin tiếp nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi, là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và các nhân viên và phòng ban chuyên trách trong công ty. Do vậy điện thoại dùng cho lễ tân cần thiết kế đặc biệt để thao tác nhanh, như tích hợp màn hình và bộ nhớ trong lớn, lưu trữ contact, chuyển tiếp cuộc gọi,… Bên cạnh đó, điện thoại lễ tân cũng có khả năng kết nối tới các thiết bị ngoại vi như màn hình mở rộng để nâng cao trải nghiệm sử dụng.

3. Vì sao cần hệ thống tổng đài điện thoại PABX và IP/ VoIP cho công ty, khách sạn, resort

Nhân viên và khách hàng mong đợi các dịch vụ liên lạc hiệu quả và đơn giản, và các hệ thống tổng đài điện thoại đang đáp ứng thách thức này với chi phí thấp hơn. Hầu hết các công ty, khách sạn đều có một: tổng đài nhánh riêng (PBX) xử lý cuộc gọi và các điện thoại để bàn, tạo điều kiện thuận lợi cho các tính năng phổ biến như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và liên lạc nội bộ.

Đối với các công ty lớn và trong các khách sạn, hệ thống PBX quản lý hàng nghìn hoạt động điện thoại trong toàn bộ tòa nhà mỗi ngày, và hệ thống tổng đài cần có năng lực và các tính năng tương ứng để xử lý số lượng giao dịch đó. Do vậy hệ thống tổng đài điện thoại PBX rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, đặc biệt là các khách sạn, resort. Khách của khách sạn ngày nay mong đợi một loạt các dịch vụ liên lạc ngày càng tăng, từ email đến fax và các khách sạn phải đáp ứng thách thức cạnh tranh bằng công nghệ tốt nhất có thể.

4. Ưu thế của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ mới IP/VoIP so với PABX

Khi lựa chọn công nghệ VoIP cho hệ thống tổng đài điện thoại của bất kỳ doanh nghiệp nào, thì người dùng quan tâm chính tới việc giảm chi phí cho mỗi cuộc gọi và số tiền đầu tư cho cả một hệ thống thiết bị. Công nghệ VoIP thường không có quy định về giá cước điện thoại giống như các hệ thống khác như điện thoại cố định và di động GSM. Do đó, các khoản chi phí phải trả cho các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông sẽ thấp hơn so với các khoản chi phí khi sử dụng hệ thống điện thoại truyền thống. Việc đầu tư một hệ thống thiết bị VoIP hiện nay đã rẻ đi rất nhiều và dễ dàng hơn với các doanh nghiệp SMEs với ngân sách đầu tư hạn chế.

4.1 Tiết kiệm chi phí cước gọi hàng tháng

đàm thoại hội nghị - SIP_conferencing
Đàm thoại hội nghị – SIP_conferencing

Với một doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhà máy sản xuất nằm rải rác ở nhiều khu vực địa lý khác nhau trong một nước hoặc nhiều nước trên thế giới, chi phí liên lạc nội bộ của công nghệ tổng đài điện thoại PSTN/Analog chiếm chi phí khá lớn. Những khoản phí này được tính bởi bạn vẫn phải trả cước phí ngoại mạng cho các nhà cung cấp dịch vụ cho các cuộc gọi nội mạng trong doanh nghiệp.

Với công nghệ VoIP, âm thanh giọng nói của bạn được truyền trên Internet qua hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ, do vậy bạn hoàn toàn miễn phí trong các cuộc đàm thoại nội bộ.

4.2 Tiết kiệm chi phí đầu tư mới và dễ dàng mở rộng

Đầu tư mới một hệ thống liên lạc Analog không những tốn kém, mà còn rất rắc rối khi lắp đặt, cấu hình để cho chúng hoạt động do cần chuyên môn cao về kỹ thuật để lắp đặt, cấu hình. Ngoài ra, việc mở rộng thêm các tính năng, nâng cấp hệ thống cũng phức tạp do tổng đài PABX và điện thoại bàn Analog cơ bản được sản xuất dựa trên phần cứng. Với mỗi phần mở rộng hoặc nâng cấp, bạn phải trả tiền cho các thiết bị phần cứng này, và trả tiền thêm cho kỹ thuật viên giúp bạn tích hợp, cài đặt để hệ thống có thể hoạt động. Điều này làm tăng đáng kể chi phí vận hành, bảo dưỡng hệ thống.

Hệ thống tổng đài điện thoại IP/VoIP cơ bản là các phần mềm hoạt động trên nền tảng phần cứng, chúng cũng được trang bị sẵn các tính năng mà doanh nghiệp cần như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại nghị, … do vậy bạn không cần lo lắng tới việc mở rộng các tính năng này. Thêm nữa, việc mở rộng thêm máy cũng dễ dàng và không tốn chi phí khi chỉ cần mua thêm máy điện thoại và khai báo trên phần mềm.

4.3 Tăng cường tính di động

Nhiều nhân viên kinh doanh cần di chuyển đi gặp khách hàng hoặc làm trình diễn sản phẩm, do vậy không ở chỗ ngồi cố định thường xuyên. Điện thoại VoIP Wifi hoặc phần mềm VoIP cài trên Smartphone cho phép họ phá vỡ những hạn chế của hệ thống điện thoại cố định truyền thống. Nhân viên của bạn có thể tự do di chuyển trong văn phòng, làm việc tại một nơi khác hoặc làm việc tại nhà mà không cần phải bận tâm đến cước phí ngoại mạng. Đây là một lợi thế lớn cho các công ty cần phải di chuyển thường xuyên để tận dụng các cơ hội kinh doanh mới.

4.4 Hiển thị ID người gọi

Điện thoại VoIP sử dụng Internet để thực hiện hoặc nhận cuộc gọi với khả năng xác định người gọi là thông qua ID người gọi của điện thoại. Điều này giúp công ty của bạn có thể dễ dàng xem thông tin khách hàng, chẳng hạn như địa chỉ liên hệ và các chi tiết quan trọng khác của khách hàng, giúp quản lý kinh doanh hiệu quả hơn.

Tính năng này cũng giúp nhân viên lưu giữ số điện thoại contact, có thể lưu giữ và tra cứu được dữ liệu về khách hàng trong tương lai.

4.5 Ghi âm cuộc gọi

Tổng đài IP/VoIP đã tích hợp sẵn tính năng ghi âm cuộc gọi vào bộ nhớ trong, bạn có thể kiểm tra lại đoạn ghi âm bất kỳ lúc nào để có thể điều chỉnh, nâng cao chất lượng phục vụ của nhân viên.

4.6 Lễ tân ảo

Bạn có thể chuyển bản ghi âm sẵn vào bộ nhớ trong của tổng đài IP để hệ thống hoạt động tự động với lời chào trân trọng và hướng dẫn chi tiết cho khách hàng cách thức kết nối tới nhân viên cần gặp. Ngay cả khi nhân viên lễ tân hoặc nhân viên bán hàng của bạn không có mặt tại vị trí làm việc, khách hàng có thể tự thực hiện kết nối tới nhân viên cần gặp theo cách mà họ muốn.